PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA DE MATERIA PRIMA

GUÍA PARA LA COMPRA DE MATERIA PRIMA

En nuestros países la actividad fabril o de transformación se ve condicionada a la dependencia que tenemos  de la materia prima para poder desarrollar nuestros productos, esto nos califica a ser menos competitivos en la determinación de los costos de producción.
Esta característica empresarial debe estar asociada al departamento o sección que se encarga de elaborar las guías o procedimientos para cada área de trabajo en particular.
La presente es una guía para el seguimiento que requiere la compra de materia prima en una empresa industrial, independientemente del producto o materia prima que sea requerida. Los criterios para su elaboración dependerán de la cultura organizacional para su desarrollo e implementación.

PROCEDIMIENTO	Código	HZ3865001
COMPRA DE MATERIA PRIMA	Edición:	1
	Fecha de Edición	06/10/2010
	Páginas:	4
NOMBRE DE LA EMPRESA

        




1- OBJETIVO: obtener la materia prima necesaria para el normal funcionamiento de la planta de producción.

2- ALCANCE: Este procedimiento se aplicara a todas las importaciones de materia prima, tales como: Cajas para baterías (polipropileno y caucho), separadores de hoja y rollo, cinta de aluminio, químicos y metales. Los cuales son utilizados por la fábrica en la producción de baterías y plomo.

3- DEFINICIONES:
Acta: Documento en el cual se establecen los acuerdos tomados en reunión para el análisis de inventario y pedidos. En esta se debe indicar la fecha de la reunión y asistentes a la misma.

                                               FORMATO DE ACTA DE REUNION.
ACTA DE REUNION No.
FECHA:
ASISTENTES:

ACUERDOS:

CAJAS Y TAPAS (POR PROVEEDOR)
SEPARADORES
QUIMICOS

FIRMA  DE ASISTENTES.

Cuadro de generación de pedidos: Son cuadros elaborados en una hoja de Excel, en los cuales se elaboran los pedidos del mes, considerando existencias, consumos, cobertura y producción del mes.

Libro de pedidos: es el libro en el cual se detallan los pedidos en forma correlativa, especificando, numero de pedido, fecha en la cual se solicita la proforma, producto solicitado, y proveedor.

4- REFERENCIAS:
NORMA (Codificación de la Norma Utilizada)  Sistema de calidad, Modelo para el aseguramiento de la calidad en la producción, instalación y servicio asociado.
MC (Codificación según la empresa)                  Manual de Calidad.
PR (Codificación según la empresa)                   Elaboración y control de documentos.

5- RESPONSABILIDADES:
Jefe de Compras:
a) Solicitar e imprimir los inventarios de cierre oportunamente.
b) Actualizar cuadros de generación de pedidos y enviarlos al jefe de Planificación de la planta de producción.
c) Es obligación del jefe de compras, asegurarse de que una proforma no demore más de un día hábil para ser recibida.
d) Solicitar pago para proveedores con los cuales no se posea crédito y asegurarse de que este sea enviado oportunamente.
e) Archivar toda la documentación que respalde la comunicación con el proveedor y el solicitante del producto hasta que el pedido quede confirmado. Así como de toda la comunicación hasta que este sea despachado.
Secretaria del departamento:
a) Hacer el expediente para el nuevo pedido.
b) En caso de no contar con crédito, elaborar la solicitud del cheque conforme requisición del supervisor de compras.
c) Gestionar pago con la gerencia financiera para que este sea enviado en la fecha solicitada por el supervisor de compras.
d) Enviar pago al proveedor.
e) Informar al jefe de compras y al proveedor del envió del pago.
f) Archivar documentación que respalde el pago del pedido.

6- DESARROLLO.
6.1. Confirmación cada inicio de mes la digitación del inventario de cierre del mes anterior.
Se consulta vía telefónica a informática si producción ha enviado los inventarios de cierre de mes. De no tenerlos se llama al jefe de planificación de producción para que los envié.

6.2 Impresión de inventarios.
Una vez confirmado el envió del inventario por la planta de producción  se imprime este a través del (Software en uso de la empresa) a un impresor en informática, de lo contrario ir al numeral 6.1.

6.3 Obtención del inventario impreso.
Traslado a informática para ordenar el inventario que se imprimió. En caso de tener problemas técnicos ir al numeral 6.2 o se soluciona con el personal de informática.

6.4 Traslado de datos de inventario a cuadros de generación de pedidos en Excel.
Digitación del inventario en los cuadros de Generación en la columna correspondiente al inventario, considerando la fecha de digitación del inventario de cierre.

6.5 Actualización de información de pedidos en camino en cuadros de generación de pedidos.  Se pueden dar dos situaciones:

1- Se digita la siguiente información en los cuadros de generación:
Fecha de llegada del pedido a la planta de producción, cantidades en caso de haber sufrido modificaciones. Aquí se genera un nuevo pedido para ser discutido con el departamento de planificación de la fábrica, ir al numeral 6.6.

2- Se digita nueva información por variaciones en los pedidos ya sea a causa del proveedor, o por nuevas necesidades del departamento de planificación de la planta. Ir al numeral 6.9.

6.6 Envíos de cuadro de generación de pedidos al jefe de planificación de producción.
El envió se hace a planificación en la planta de producción  vía internet a través de un E-mail.

6.7 Reunión en planta de producción  o en oficinas administrativas junto con el jefe de planificación de la producción y el representante del departamento de importaciones para revisión de cuadros de generación de pedidos.
En esta reunión se revisan cada uno de los cuadros de generación (cajas y tapas, separadores, químicos y metales). Se determinan necesidades urgentes para tomar las medidas del caso, se chequean inventario de producto terminado, y pedidos en cola. Todo esto para determinar las acciones a seguir. Se determina el pedido por proveedor. Si se necesita hacer alguna corrección  en los cuadros de generación o solicitar cambios en los pedidos ir al numeral 6.5.
Se elabora un acta de la reunión donde se dejan establecidos los acuerdos, entregando una copia a cada uno de los participantes en la misma.

6.8 Apertura del nuevo pedido en el libro de pedidos. 
Se anota en el libro de pedidos el nuevo número de orden, mercadería y proveedor según lo acordado en la reunión con planificación e importaciones, además de solicitar a la secretaria del departamento se abra expediente para el pedido.

6.9 Solicitud de pro forma.
La solicitud de proforma se hace a través del fax o por internet y vía telefónica de ser necesario. Se incluyen en este punto modificaciones o consultas al pedido que solicita el departamento de planificación de producción, o en el departamento de importaciones.

6.10 Verificación de recepción de proforma.
Si no se recibe la proforma al día siguiente de solicitada, ir al numeral 6.9, de lo contrario ir al numeral 6.11.

6.11 Revisión de proforma.
En este punto pueden darse dos alternativas:
a) Que la proforma no esté de acorde a lo solicitado, y no exista comentarios del proveedor. En este caso ir al numeral 6.9.
b) Si el proveedor sugiere cambios y se requiere de consulta al interesado ya sea por descripción, precio, cantidad, disponibilidad o términos de pago, ir al numeral 6.12.
c) Si la proforma está  acorde a lo solicitado, en descripción, precio cantidad, disponibilidad y términos y términos de pago. Ir al numeral 6.13.

6.12 Envió de proforma a unidad solicitante para cambios se pueden tener las siguientes alternativas:
1- ) Que el solicitante acepte los cambios sugeridos por el proveedor, firme y envié proforma a compras, ir al numeral 6.13.
2- ) Que el solicitante realice cambios diferentes a los propuestos por el proveedor, basado en las sugerencias del suplidor y los envié a compras, ir al numeral 6.9
3- ) Que el solicitante realice consultas para el proveedor, ir al numeral 6.9

6.13 Elaboración de confirmación de proforma. .
Una vez se recibe la proforma completamente revisada por la unidad solicitante (si ha sido necesario), compras elabora un mensaje para el proveedor donde se le hace saber que está completamente de acuerdo con lo ofertado.
Cuando es necesario se gira instrucciones de embarque, y se solicitan condiciones de pago, también se le pide al proveedor en este mensaje que detalle la fecha de despacho y arribo de la carga.

6.14 Envió de confirmación de “proforma a proveedor”.
El memorándum se envía a través del fax o por internet. Si no se cuenta con crédito con el proveedor ir al numeral 6.15

6.15 Solicitud de pago.
Una vez confirmado el pedido, se debe solicitar a través de un correo electrónico a la secretaria del departamento con copia al jefe del mismo, la necesidad de pago al proveedor estableciendo monto a pagar, numero de factura y fecha de pago.

6.16 Informar al proveedor de la fecha de pago.
Enviar al proveedor copia del cheque, transferencia, guía, área, carta de crédito, u otro documento que certifique el envió del pago.

7- Registros.
Los registros lo componen toda la documentación que respalda la comunicación entre el cliente interno (fabrica), el supervisor de compras y el proveedor, la cual se puede encontrar en los folders de cada pedido.

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