FONDO DE CAJA CHICA.

NORMATIVA EN SU UTILIZACIÓN

El fondo de caja chica es un fondo especial en efectivo que se crea y repone constantemente para hacer pagos menores o de cuantía pequeña, que si los hiciéramos con una emisión de cheques, no tendrían la funcionabilidad adecuada para efectos operativos.

En algunos casos se crea un fondo de caja chica cuenta corriente y este es manejado por medio de cheques. Esto más que todo se hace con el objetivo de darle cierta autonomía financiera a salas de venta, y en algunos casos a la fábrica, la cual por lo general esta geográficamente retirada de las oficinas centrales.
Básicamente existen dos etapas en el funcionamiento de caja chica, estos son: La creación del fondo y el reembolso.

CREACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA.
El fondo debe ser creado con un valor que sea el adecuado, dependiendo de la necesidad y magnitud de las operaciones, tratando de darle congruencia y dinamismo  a cada departamento donde sea creado.
En caso de ser un fondo de efectivo lo adecuado sería entre $ 200.00 a $ 500.00 y en caso de ser un fondo de cuenta corriente el monto podría ser entre $ 5000.00 a $ 9,000.00 dolares.

El límite de tiempo para su respectivo uso tiene relación en cuanto a su utilización, tomando en cuenta que algunos documentos tienen vencimiento en cuanto al IVA pagado y hay que deducirlos en el tiempo que la ley regula (mes en que es emitido mas 60 días adicionales). La empresa puede crear los fondos que sean requeridos, lo mejor podría ser uno por cada departamento, si es que realmente son necesarios.
Lo importante en este caso es que se tiene que formalizar la custodia del fondo y  hacemos que el responsable del fondo nos firme una letra de cambio o pagare por el mismo valor del fondo, con lo cual aseguramos cualquier inconveniente que pueda surgir en el futuro.
Contablemente quedaría de la siguiente manera:

CÓDIGO	PARTIDA No.	DEBE	HABER
1101	Efectivo y Equivalente	$  500.00
1101.01.01	Caja Chica
1101	Efectivo y Equivalente		$  500.00
1101.02.01.01	Citibank- cuenta corriente
	TOTALES	$  500.00	$  500.00

Hay que tener muy en cuenta que la cuenta de caja chica, efectivo y equivalente, no tiene que cargarse ni abonarse otra vez, si no hasta que se modifica el importe del fondo.

NORMATIVA MÍNIMA A CONSIDERAR.

1- No debe proporcionarse efectivo o cheque, si no se recibe el respectivo comprobante.
a) Cuando sea necesario entregar efectivo o cheque previo para efectuar las compras, deberá el encargado de obtener un vale de caja chica o recibo provisional autorizado. Posteriormente al vale o la solicitud, se deberá anexar las facturas o comprobantes respectivos  y eliminar el vale provisional.

2- Los pagos pueden hacerse por cantidades iguales o menores al valor que tiene autorizado el jefe del lugar (Sala de ventas, Fabrica.), según su registro de firma,

3- Los fondos de caja chica no son para efectuar préstamos o anticipos de sueldo.

4- El encargado del fondo de caja chica deberá cuadrar su fondo periódicamente.

5- El encargado del fondo no deberá tener comprobantes por compras al crédito como pagos de caja chica.

6- Los fondos auditados que presenten diferencias NO justificadas serán aplicadas de la siguiente manera:
a) Los faltantes serán cargados al responsable del fondo y los sobrantes serán remesados a la cuenta de la empresa.
b) En caso de faltantes estos serán descontados en planilla.

7- El departamento de auditoría interna reportara los faltantes al departamento de contabilidad para que elabore la nota de cargo en original y copias distribuyéndolas de la siguiente manera:
Original  : Departamento de Recursos Humanos.
Copia (1): Contabilidad para anexar a partida contable.
Copia (2): Archivo.
Copia (3): Auditoria.

UTILIZACION FONDO DE CAJA CHICA.
Cuando se entrega dinero de este fondo, quien lo recibe lleva un vale de caja chica debidamente autorizado y este vale se incluye en lugar del dinero que se ha entregado.
El siguiente es un modelo sencillo de vale de caja chica.

PROCEDIMIENTO USO CAJA CHICA EFECTIVO.

1- La persona responsable del manejo del fondo, antes de aceptar un vale de caja chica, debe revisar que todo está de acuerdo a la normativa.
a) Si todo esta correcto, entrega el efectivo al solicitante por el valor indicado en el comprobante.

b) Retiene el comprobante y lo sella de cancelado.

c) Si no está correcto, deberá indicarle al solicitante cual es la anomalía para que sea corregida (elaborando nuevamente el comprobante, si es necesario). Por ningún motivo deberá entregarle el efectivo al solicitante si el comprobante no está correcto o tiene tachaduras, correcciones, etc.

d) Si todo esta correcto paga al solicitante, la cantidad indicada en el vale de caja chica,  retiene dicho vale y lo sella de cancelado.

PROCEDIMIENTO USO CAJA CHICA CUENTA CORRIENTE.

1- El encargado del fondo  recibe la factura o comprobante de crédito fiscal u otro documento que ampare la compra realizada, la cual debe tener el aval correspondiente para que tenga la validez del caso.

a) Verifica que los documentos reflejen el gasto para lo cual es solicitado el cheque, si todo esta correcto, elabora el cheque por el valor autorizado.

b) Luego solicita firma de autorización del cheque al jefe de sala o del gerente de producción.

c) Autorizado el cheque, indica al solicitante que le firme el Boucher en calidad de recibido el cheque.

d) Una vez firmado el Boucher, entrega el cheque al solicitante.

e) Si el solicitante no le entrego factura, comprobante de crédito fiscal u otro documento, deberá entregarle un recibo firmado por la persona autorizada, especificando el tipo de gasto a efectuar y el valor a entregar.

REEMBOLSO DEL FONDO DE CAJA CHICA.

El reembolso es bueno efectuarlo cuando se ha consumido un 50% a 60% del total del fondo asignado, se hace de esta manera  porque mientras se tramita el reembolso del fondo, el encargado todavía tiene un monto con el cual puede estar pendiente de solventar algún requerimiento de efectivo. El siguiente es un modelo sencillo de reembolso de fondo de caja chica.

EL ARQUEO DE CAJA CHICA.
Como todo buen control, la caja chica, no es la excepción y en forma periódica y sin previo aviso se realiza el respectivo control para verificar que los fondos de la empresa están siendo manejados con absoluta responsabilidad. Como ya se ha comentado con anterioridad el resultado de un arqueo puede generarnos tres alternativas.
1- Que dicho fondo se esté manejando de forma eficiente y en tal caso, el saldo del efectivo mas los documentos pagados es igual al fondo de caja chica y no existe ni faltante, ni tampoco se da el sobrante.

2- Que el resultado final nos manifieste que la sumatoria del efectivo más los documentos, es menor al saldo de la caja chica, generándose un faltante.

3- Que la sumatoria del efectivo mas los documentos, sea mayor al saldo del fondo de caja chica. En este caso se nos da un sobrante.
A continuación se presenta un modelo sencillo de arqueo de caja chica.

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