CONTROL Y CONTABILIZACION DE LOS MATERIALES

IMPORTANCIA DE LOS MATERIALES EN LAS INDUSTRIAS MANUFACTURERAS.

En una empresa industrial, la inversión en materiales representa una porción considerable de su activo corriente, lo cual requiere que el costo de los mismos sea cuidadosamente controlado de manera tal que garantice tanto su uso eficiente como la veracidad y exactitud de las cifras de costos mostradas en el aspecto tangible, como en el aspecto contable.
Para llevar un adecuado control de los materiales se necesita cumplir con ciertos objetivos del control interno,  entre los cuales se mencionan: autorización,  procesamiento y clasificación,  verificación, evaluación y salvaguarda física.

DEPARTAMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL CONTROL DE LOS MATERIALES.
Para el debido control de los materiales, se debe desarrollar una serie de  actividades y funciones que están encaminadas a planificar, ejecutar y utilizar de una forma lógica, sistemática y secuencial, la compra, almacenamiento y utilización de los materiales directos e indirectos en el proceso productivo de las empresas manufactureras. Estos departamentos son:
1- Departamento de Producción
2- Departamento de Compra de materiales.
3- Almacen de  materiales.
4- Departamento de Contabilidad.
A continuación se hace un detalle de  cada uno de los departamentos que intervienen en el proceso de control de los materiales y sus respectivas funciones.

DEPARTAMENTO DE PRODUCCION.
 Algunas de las actividades que realiza el departamento de Producción son las siguientes:
    Diseñar el producto.
    Especificar los materiales  a comprar.
    Estudiar el efecto del uso de materiales  sustitutos.
    Preparar la lista de materiales  requerido en las diferentes órdenes de producción o procesos productivos.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS.
 El departamento de compras  tiene las siguientes funciones:
    Recibir   las solicitudes de compra de todos los materiales.
    Solicitar cotizaciones de los proveedores.
    Elaborar y emitir la orden de compra.
    Garantizar que los artículos pedidos cumplan las exigencias de calidad establecidas por la empresa y que se adquieran  bajo las mejores condiciones.

ALMACEN DE MATERIALES.
 El encargado del departamento de almacén es responsable de la recepción e inspección de los materiales y el adecuado almacenamiento, protección y salida de  los materiales bajo su custodia, por lo cual debe cumplir con las siguientes actividades:
A) Esta operación es preliminar y consiste en realizar la recepción e inspección de los materiales
    Recibir el material con la respectiva orden de entrega.
    Cotejar el material recibido con la copia de la Orden de Compra.
    Verificar la cantidad y calidad del material.
    Verificar y aprobar las facturas de los proveedores.
    Enviar las facturas aprobadas al departamento de contabilidad general para su registro.
    Si se presentan irregularidades, no recibir el material.
    Si  el   material   cumple  con   las  especificaciones,   preparar  el   formulario   Informe  de Recepción.
B) Secuencia del almacenamiento, protección y salida.
    Recibir el material junto con el Informe de Recepción y la Orden de Compra.
    Verificar los materiales  (cantidad y calidad) y colocarlos en su respectivo lugar.
    Preparar las Tarjetas  de Control de Materiales (Kardex).
    Recibir el formulario Solicitud  o Requisición de Materiales  elaborado por  el  departamento  que          requiere de los materiales, lo completa en los ítems de costo unitario y costo total.
    Enviar  a  producción  los  materiales   solicitados  junto  con  el  original  del  formulario de solicitud.
    Registrar las entradas y salidas de los materiales  en el Kardex de acuerdo al método de valuación.
    Preparar las Requisiciones de Compras de acuerdo al stock de máximos y mínimos de materiales  establecidos o cualquier otro método de reposición del inventario.
    Si el material almacenado no cumple con las especificaciones o presenta defectos, emitir la correspondiente Orden de Devolución de Compras.
    Preparar Resumen de Requisición de Materiales para el departamento de costos.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.
Como medio de control de los materiales,  también se debe considerar lo referente a la contabilización de las transacciones relacionadas con la misma. El departamento de contabilidad tiene las siguientes funciones:
    Recibir la factura del proveedor.
    Chequear con la orden de compra.
    Recibir información del almacenista sobre los materiales recibidos.
    Realizar el asiento contable referente a la compra de materiales.
    Recibir copia de la requisición de materiales
    Realizar el asiento contable relacionado con el uso del material  en los procesos de fabricación.
    Afectar la orden de producción o los procesos productivos.

NORMATIVA EN EL CONTROL  DE LOS MATERIALES.
Dentro de la normativa general en el control y utilización de los materiales podemos mencionar:
1- Todas las transacciones relacionadas con la compra, recepción, almacenaje o consumo de materiales deben basarse en órdenes escritas debidamente autorizadas por un funcionario responsable.
2- Debe ser posible determinar en cualquier momento la cantidad y costo de cada material en existencia.
3- El material que no se necesite inmediatamente en los procesos de fabricación debe almacenarse en un lugar seguro bajo una supervisión apropiada.
4- Debe ser posible determinar fácilmente la clase y cantidad de material utilizado en una orden de pedido o en un departamento de fabricación.
5- Las cuentas de costos e inventarios de materiales deben compararse periódicamente con las cuentas de control en el mayor general con el objeto de comprobar su exactitud.
6- Deben existir por lo menos dos personas que realicen los movimientos de materiales, de manera tal de evitar fraudes o robos.

UTILIZACION DE LOS MATERIALES.

Los materiales representan un elemento fundamental del costo, tanto por lo que se refieren su valor con respecto a la inversión total en el producto, como por la naturaleza propia del producto elaborado, ya que viene a ser la esencia del mismo esto quiere decir que sin materiales no puede lograrse la obtención  de un articulo.

Los materiales están bajo las siguientes presentaciones:
•    Como materiales en el almacén de materias primas
•    Como materiales en proceso de transformación
•    Como materiales convertidos en producto terminado

En el control contable de las diferentes etapas, por las cuales pasan los materiales, se llevan a través de las siguientes cuentas contables:
•    Almacén de materias primas o de materiales
•    Producción en proceso
•    Almacén de productos terminados
•    Almacén de productos semi-terminados

CONTABILIZACION DE LOS MATERIALES.
La contabilización de las materias primas está sujeta a diversos trámites se hace necesaria la utilización de varias formas en cada caso:

a)    SOLICITUD DE COMPRA
El almacenista formula la solicitud de compra al departamento respectivo con la autorización del gerente de producción, indicando con la mayor precisión posible  los materiales que se necesitan en cantidad, calidad, precio y plazo.


b)    PEDIDO
Al recibir el departamento de compras la solicitud, procederá desde luego a formular el pedido correspondiente, prestando mayor atención a las solicitudes que vengan con carácter de “urgente”
El pedido al proveedor debe hacerse a aquél que mejores precios y condición otorgue, considerando el factor puntualidad.

c)    RECEPCION
Esta función le corresponde al almacenista  quien deberá cerciorarse que los materiales que recibe del proveedor estén de acuerdo con lo solicitado según el procedimiento siguiente:
1.    comprara  las notas de remisión del proveedor, con las copias del pedido y la solicitud de compra, a efecto de percatarse de que la remesa sea justo lo solicitado.
2.    deberá revisar físicamente que los materiales que se reciben estén de acuerdo con lo especificado en el pedido en cuanto a calidad y cantidad.

d)    GUARDA
Una vez recibido los materiales a satisfacción; al almacenista deberá proceder a su guarda de acuerdo con el tipo y naturaleza, en anaqueles, estantes o bien estibándolos de tal manera que sea fácil su manejo y recuento.

e)    DEVOLUCION A LOS PROVEEDORES
Estas operan en diferentes formas según la época en que se hizo la devolución:

1.    INMEDIATAS
Cuando al estarse recibiendo las materias primas, el almacenista rechaza desde luego, aquellas que reúnen las condiciones requeridas. En este caso el almacenista hará costar en el original y copia de la nota de remisión del proveedor haciendo que firme el representante de este reciba la devolución en la propia remisión,

2.    POSTERIORES
Cuando después de haber considerado como buena la entrada de materiales; por diversas circunstancias y previa comunicación al proveedor, se acuerda la devolución de materiales, es conveniente formular una nota de devolución.

f)    VALUACION DE ENTRADA DE MATERIALES AL ALMACEN
El almacenista formulara diariamente un resumen de entradas al almacén de materiales. La forma en cuestión será llenada por el almacenista en lo relativo a unidades, dejando que el departamento de contabilidad lleve el control correspondiente a los valores. El formato ideal es la tarjeta de kardex, la cual detallamos a continuacion.

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