CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS.

INVENTARIO Y CONTROL DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO.

Hoy en día resulta sumamente importante que todas la empresas sin importar si son industriales, comerciales o de servicio tienen que establecer mecanismos de control para verificar la existencia real del activo fijo y que dichos datos podamos verificarlos o cotejarlos con el aspecto contable en cualquier momento o periodo con la satisfacción de que todo está en orden y al día.
Esto aunque parezca sencillo y práctico, es un dolor de cabeza para muchas empresas que han optado por el descuido, el dejar las cosas para última hora o bien por no seguir el debido proceso para el control de las entradas, salidas y del control diario que requieren ciertos activos fijos de acuerdo a su rol dentro de la actividad económica de la empresa.
Si bien en cierto que podemos accesar a un programa de  activo fijo, lo cual sería una excelente opción si tomamos en cuenta la disponibilidad que tenga la empresa para ese tipo de desembolsos, eso sí, en caso de que la empresa quisiera ahorrarse algunos dólares, o bien somos una pequeña empresa de emprendedores podemos optar por la siguiente alternativa.

Como  establecer guías de acción para un buen control del inventario de activo fijo?
En ese sentido es conveniente que cada empresa establezca un sistema de captación y control de activo fijo. Dentro de los objetivos principales del sistema tenemos:
Inventariar de forma periódica los bienes de la propiedad planta y equipo.
1.    Codificar o etiquetar los activos fijos.
2.    Controlar las entradas y salidas del activo fijo
3.    Preservar en forma directa el mantenimiento de algunos bienes muebles e inmuebles.

CRITERIOS PARA CONSIDERAR UN BIEN COMO ACTIVO FIJO O PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

Existe el criterio convencional el cual se ha manejado por muchos años y el cual consiste:
Por su costo.
Cuando el bien tiene un costo considerable de $500 dólares o más y que no sea consumible, considerado en forma unitaria, o bien aquellos muebles que tengan un valor inferior a dicha cifra, pero que por sus características y volumen se considere como activo fijo
Por su durabilidad.
Cuando se considera que dicho activo es durable, permanente o que su funcionamiento será de más de un año a partir de la fecha en que es utilizado por primera vez.
Según las NIIF para Pymes Sección 17 de la Propiedad, Planta y Equipo, considera como criterio los siguientes.
1.    Son aquellos activos tangibles que posee la empresa para ser utilizados en:
A.    En la producción o suministro de bienes y servicios
B.    Para ser alquilado a terceros
C.    Para propósitos administrativos
2.    Se espera ser utilizado durante más de un periodo económico

CLASIFICACION DE LA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO, INMOBILIZADO MATERIAL O SIMPLEMENTE ACTIVO FIJO.

QUIENES INTERVIENEN EN EL INVENTARIO Y CONTROL DEL ACTIVO FIJO.
A.    Jefes o encargados de las dependencias o unidades productivas
B.    Personal del departamento de Contabilidad
C.    Personal del departamento de Auditoría Interna

FUNCIONES
•    Jefes o encargados
Corresponde a ellos señalar y difundir las políticas y procedimientos para el control y captación del activo fijo. Proporcionar las facilidades necesarias para que en coordinación con el personal encargado del inventario de activo fijo se realice el levantamiento y la revisión periódica
•    Departamento de Contabilidad
Corresponde a este departamento proporcionar los datos relativos a las adquisiciones, costos, responsables de todos los bienes, así como también coordinar en las fechas indicadas el levantamiento de los inventarios de activos fijos. Promover el alta y baja de los activo fijos, de acuerdo a las necesidades o requerimientos de las unidades productivas u operativas y generar entre todo el personal la cultura empresarial de la entrega – recepción y por supuesto mantener actualizado el sistema.
•    Departamento de Auditoria
Corresponde a este departamento verificar que el inventario sea realizado de acuerdo a la normativa vigente e informar de cualquier anomalía durante el desarrollo del mismo. En caso de pérdidas o deterioros, realizar las acciones necesarias para su recuperación o bien determinar responsabilidades, siguiendo el debido proceso.

ESTRUCTURA DEL SISTEMA.
1) Realizar inventario.
2) Cotejo.
3) Revisión.
4) Procesamiento de datos.
5) Emisión de resguardos y etiquetas.
6) Pegado de etiquetas.
7) Archivo

Realizar el inventario.
Este consiste básicamente en la localización y toma de los datos del bien, asignándole a cada uno un número fijo e intransferible para su respectivo control. Dicho inventario lo practica el personal de contabilidad asignado para tal efecto, el de auditoría y los jefes o encargados de los departamentos o unidades productivas.

Cotejo.
Esto consiste en poder comparar los datos registrados contra los bienes en existencia.

Revisión.
Consiste en corregir y completar la información desarrollada en el inventario.

Procesamiento de datos.
Consiste en capturar en el sistema de inventarios la información recolectada por el personal designado en las fichas recolectoras y emitir listado de activos ya depurados.

Emisión de resguardos y etiquetas.
El sistema emite los resguardos de los activos correspondientes a la Propiedad, Planta y Equipo, inventariados con todos los datos que  a estos describen. Emitiéndose también la etiqueta de código de barras con el numero de inventario.

Pegado de etiquetas.
El personal designado, vuelve al lugar donde recolecto la información del bien y le adhiere la etiqueta en un lugar visible para su fácil visualización.

Archivo.
El departamento de Contabilidad quien es la encargado de efectuar el inventario, archiva el resguardo original, acompañado de su correspondiente ficha de captación, entregando una copia al encargado del departamento y otra al departamento de auditoría.

NORMAS PARA EFECTUAR EL INVENTARIO DE ACTIVO FIJO.
Para efectos del inventario de activo fijo, todas las dependencias, secciones o departamentos serán  incluidos en su totalidad, para que dicha gestión sea incluyente, responsable y en especial que sea fiable.
ETIQUETADO.
Esta operación se realiza por medio de etiquetas de código de barras en el cual se le asigna un número de identificación del bien. Esta etiqueta se adhiere al bien.

FORMAS DE ETIQUETADO.
Este proceso está en función de la filosofía de la empresa, aunque una aproximación podría ser la siguiente:

LOGISTICA PARA EL INVENTARIO DE ACTIVO FIJO.
De acuerdo a la planificación estratégica de la empresa, se envían memorándum a todas las dependencias y áreas de que se efectuara dicho inventario y se les pide la total colaboración para que den todas las facilidades al personal encargado para que dicho inventario sea bien elaborado.
El Gerente administrativo, debe reunirse con todos los jefes o encargados de áreas para informar de los objetivos, acordar el calendario de trabajo y establecer de común  cuando inicia y termina dicho inventario.

TIPOS DE REPORTE.

El siguiente es un ejemplo sencillo de cómo establecer un formato que nos ayude a tener un reporte actualizado de lo que es el inventario de la Propiedad, Planta y Equipo, de nuestra empresa a una fecha determinada. Dicho reporte tiene que ir avalado por los responsables directos  de dicho inventario.

PAUTAS PARA UN BUEN CONTROL DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO, O SIMPLEMENTE ACTIVO FIJO.
Quizás una de las principales actividades que tiene que ver  con el éxito o fracaso de un buen control de activo fijo, consiste en la logística a implementar en el día a día, es decir con la parte operativa  de poder establecer mecanismos de control que nos den la confianza de que todo lo concerniente a dicho control se está realizando de la mejor manera.
En la práctica se necesita una buena dosis de comunicación, buena voluntad de hacer las cosas de acuerdo a la normativa y seguir el debido proceso. Esto se complementa con el uso responsable de parte de las personas encargadas en el manejo y control de las fichas de las entradas y salidas del activo fijo.

ENTRADAS DE ACTIVO FIJO.

Los bienes de activo fijo adquiridos por el departamento de compras de la empresa son dados de alta e incorporados al inventario de la dependencia correspondiente, una vez se verifican los datos, se le asigna un numero, inclusive se le etiqueta con su código de barras y posteriormente es enviado a la dependencia donde será utilizado para fines administrativos o en su caso para los procesos productivos. De esta documentación una copia le queda al departamento de auditoría, otra para el departamento de contabilidad y otra para la gerencia administrativa.
Todas las entradas por concepto de reparación, permuta o préstamos deben ser tramitadas por los encargados de las dependencias con la gerencia administrativa y comunicar de esto mediante informe escrito al departamento de auditoría y contabilidad.
El estar informados sobre cualquier cambio en los activos fijos, permite tener actualizados los registros de inventarios.

SALIDAS DE ACTIVO FIJO.

Todas las salidas de activo fijo tienen que ser del conocimiento del departamento de contabilidad y auditoría, mediante informe avalado por la gerencia administrativa. Esta normativa permitirá llevar un buen control de todos los bienes de activo fijo que la empresa posea a una fecha determinada.

SALIDAS DE ACTIVO FIJO QUE POR SU NATURALEZA NECESITAN OTRA MANERA DE CONTROL.
Algunas empresas para el logro de sus fines, tienen que adquirir equipo de transporte, el cual de acuerdo a la actividad económica, resulta vital e imprescindible. Claro está, que este tipo de activo fijo necesita de mecanismos de control que estén acordes a una realidad que establezca  responsabilidad en el uso de las unidades, cuidado y mantenimiento adecuado para que dicho activo fijo siempre este en optimas condiciones para su uso.

Este tipo de control tiene que ser de manera responsable, en el sentido de tener los informes necesarios por parte del vigilante de turno de cualquier anomalía que tenga que ver con el uso y cuido de las unidades de transporte.

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